Uusi tarjousprosessi tuottaa nopeammin arvoa asiakkaille
Samlinkin uudistetussa tarjousprosessissa välimatkaa asiakkaan tarpeen ja Samlinkin tuottaman arvon välillä on pienennetty merkittävästi. Ketterämpi työn tekemisen tapa mahdollistaa projektin aikana järkevien päätösten tekemisen ja tarvittaessa jopa suunnan muuttamisen.
Päivitetyn tarjousprosessin ansiosta Samlink luo nopeammin arvoa asiakkaalle. Siinä missä ison ja pitkäkestoisen kehitysprojektin ensimmäinen arvonluonti on aiemmin voinut näkyä asiakkaalla aikaisintaan vuodessa, näkyy se nyt kehitetyn prosessin ansiosta jo kuukausissa.
– Asiakkailtamme on tullut toiveita kehittää Samlinkin toimintaa ketterämmäksi ja uudistamisella vastaamme näihin toiveisiin. Pyrimme siirtymään iteratiivisempaan tapaan tehdä asioita, ja tämä on yksi osoitus siitä, kertoo Samlinkin tuote- ja kehityspalveluiden johtaja Sami Suuronen.
Tarjousprosessin kehittäminen lähti yksinkertaistamisen ja byrokratian vähentämisen tavoittelusta. Kehitysprojektin edetessä työ laajeni pelkkien tarjousten kehittämisen sijaan koko projektitoiminnan kehittämiseen. Muutos ei koske vain tarjouksia, vaan myös toimintatapoja projekteissa.
Lopputulos rakentuu palasista
IT-alalla projektit ovat pitkiä, ja samaan aikaan ala kehittyy koko ajan. Projekteissa on aiemmin jouduttu tekemään oletuksia järkevistä ratkaisuista pitkien aikojen päähän, eivätkä kaikki oletukset ole mitenkään voineet osoittautua todeksi jatkuvasti muuttuvassa maailmassa.
Uudessa tarjousprosessissa päätetään asiakkaan kanssa yhdessä tavoite, joka halutaan saavuttaa. Tavoitteen saavuttamiselle määritellään budjetti ja aikaraami, joiden puitteissa työ tilataan pienempinä tilauksina ja pala palalta liikutaan tavoitetta kohti.
– Etu on siinä, että projektin aikana voidaan priorisoida tehtäviä ja oppia matkan varrella sen sijaan, että suuntaviivat olisi lukittu heti projektin alussa. Näin ollen lopputulos on parempi, kun matkan varrella voidaan tehdä projektille suotuisia päätöksiä, eikä tarjousvaiheessa tarvitse ennustaa tai tehdä oletuksia kuukausien tai vuosien päähän, selventää Suuronen.
Pala kerrallaan eteneminen vaatii Samlinkin ja asiakkaan tiivistä yhteistyötä ja näkyy projektin sisältöjen johtamisena yhdessä. Seuraavat askeleet työlistalla mietitään aina yhteisesti, jolloin kokonaiskuva projektista säilyy niin asiakkaalla kuin Samlinkilla.
Hyötyjä monella saralla
Tarjous- ja projektitoiminnan kehittämistä varten perustettiin työryhmä, jossa Suuronen oli mukana tuomassa liiketoimintanäkökulmaa. Lopputulokseen päädyttiin analysoimalla ensin käytössä olleiden prosessien nykytila ja ottamalla oppia käynnissä olleista pilottihankkeista.
– Tarjousprosessin uudistaminen on osa strategian jalkauttamista ja edistämistä. Arvonluonti on yksi strategiamme painopisteistä. Uusi tarjousprosessi ei suinkaan ole lukkoon lyöty ja lopullinen, vaan tarkoitus on iteratiivisesti jatkaa prosessin kehittämistä siitä saatujen palautteiden myötä.
Uudesta prosessista hyötyy myös Samlinkin henkilöstö. Sen ansiosta asiantuntijat pääsevät keskittymään isompien kokonaisuuksien rakentamiseen useiden pienten kokonaisuuksien sijaan. Kiteytettynä uudenlainen tekeminen on Samlinkille pitkäjänteisempää ja tehokkaampaa, työntekijöille mielekkäämpää sekä tuottaa asiakkaille nopeammin arvoa.