Tietosuojatiedote

Tämä verkkosivuston tietosuojatiedote (“Tietosuojatiedote”) on viimeksi päivitetty 20.4.2022.

Oy Samlink Ab, Linnoitustie 9, 02600 Espoo ja sen tytäryhtiöt (“Samlink” tai “me”) ovat tiukasti sitoutuneet suojaamaan yksityisyyttäsi. Sinun on hyvä ymmärtää mitä teemme henkilötiedoilla, joita keräämme, kun vierailet verkkosivustollamme (www.samlink.fi) (“Sivusto”), vastaanotat meiltä markkinointiviestejä, osallistut tapahtumaan tai webinaariin, jonka järjestämme tai jota mainostamme tai aloitat kanssamme liikesuhteen. Edellä kuvatuissa tilanteissa kerättyjen henkilötietojen rekisterinpitäjä on Samlink.

Voimme täydentää tätä tietosuojatiedotetta käsitellessämme henkilötietoja tietyissä muissa tilanteissa. Kaikki täydentävät tiedotteet tulee lukea yhdessä tämän tietosuojatiedotteen kanssa.

Kuinka keräämme henkilötietojasi

Keräämme henkilötietojasi seuraavasti:

Sivuston kautta kerätyt henkilötiedot

• Vuorovaikutuksesi kanssamme sivuston kautta. Kun kommentoit sivustolla julkaisemiamme viestejä tai otat meihin yhteyttä käyttämällä Sivustolla annettuja yhteystietoja ja annat meille tietoja henkilöllisyydestäsi ja yhteystietosi (esim. nimi, sähköpostiosoite) sekä työhösi liittyviä tietoja (esim. ammattinimike, organisaatio), ja muita henkilötietoja, jotka haluat meille antaa.

Voit myös antaa meille henkilötietojasi, kun haet työpaikkaa Samlinkissa rekrytointiportaalimme kautta. Henkilötietojen käsittelyyn rekrytointiprosessissa sovelletaan erillistä tietosuojatiedotetta, joka on työnhakijoiden saatavilla rekrytointiportaalissa.

• Sivustolla käytetyt evästeet. Käytämme evästeitä muistaaksemme kielivalintasi ja evästeiden hallinta-asetuksesi sekä suostumuksesi perusteella auttamaan meitä ymmärtämään toimintasi Sivustolla (analytiikka)., jotta Sivusto pystyy luomaan ja muistamaan toimintasi istunnon aikana. Eväste on pieni tieto, jonka Sivusto voi lähettää selaimeesi ja joka voidaan tallentaa laitteellesi. Lisätietoa Sivustolla käyttämistämme evästeistä ja niiden käyttämisen syistä saat tutustumalla Evästetiedotteeseemme.

Markkinointiviestintä ja -tapahtumat

• Markkinointiviestintä ja kampanjoiden seuranta. Keräämme asiakkaidemme, potentiaalisten asiakkaiden, liikekumppaneiden, toimittajien ja muiden tilaajien yhteyshenkilöiden henkilötietoja, jotta voimme lähettää uutiskirjeitämme ja muita markkinointiviestejä sekä arvioidaksemme kampanjoidemme tehokkuutta. Henkilötiedot kerätään suoraan sinulta ja/tai asiakasvastaaviltamme, julkisista rekistereistä ja tietopalveluista, julkisista yrityshakemistoista ja/tai liikekumppaneiltamme. Kerätyt henkilötiedot koostuvat yksilöintitiedoista ja yhteystiedoista (esim. nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero), ammatillisista tiedoista (esim. ammattinimike, organisaatio mukaan lukien organisaation osoite, liiketoimintasektori) sekä markkinointihistoriasta (esim. toimitetut julkaisut (esim., uutiskirjeet, tiedotteet, kutsut), tiedot osallistumisesta tapahtumiin ja historiatiedot kiinnostuksesta kampanjoihimme).
• Osallistuminen tapahtumiin ja verkkoseminaareihin. Keräämme myös potentiaalisten ja nykyisten asiakkaiden, liikekumppaneiden, toimittajien sekä muiden tilaajien yhteyshenkilöiden henkilötietoja lähettääksemme kutsuja ja järjestääksemme ja hoitaaksemme osallistumisia tapahtumaan tai verkkoseminaariin, joka on meidän ja/tai liikekumppaniemme järjestämä tai markkinoima. Henkilötiedot kerätään suoraan sinulta ja/tai asiakasvastaaviltamme, julkisista rekistereistä ja tietopalveluista, julkisista yrityshakemistoista ja/tai liikekumppaneiltamme. Kerätyt henkilötiedot koostuvat yksilöintitiedoista ja yhteystiedoista (esim. etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero), ammatillisista tiedoista (esim. ammattinimike, organisaatio mukaan lukien organisaation osoite, liiketoimintasektori), ja muista tiedoista, jotka osallistujat jakavat ilmoittautuessaan tapahtumaan tai osallistuessaan tapahtumaan (esim. tiedot allergioista, ruokavalioista ja järjestämistämme kuljetuksista).
• Myynninedistäminen. Keräämme nykyisten ja potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden yksilöinti- ja yhteystietoja (esim. nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero) ja ammatillisia tietoja (esim. ammattinimike, organisaatio, liiketoimintasektori) tuotteidemme ja palveluidemme myynnin edistämiseksi. Henkilötiedot kerätään julkisista rekistereistä ja tietopalveluista, julkisista yrityshakemistoista ja/tai liikekumppaneiltamme.

Liikesuhteet

• Viestintä ja suhteiden hoito. Keräämme yksilöintitietoja, yhteystietoja ja ammattitietoja (esim. etu- ja sukunimi, ammattinimike, yrityksen osoite, puhelinnumero ja työsähköpostiosoite) sekä muita henkilötietoja potentiaalisten ja nykyisten asiakkaiden, liikekumppaneiden ja toimittajien yhteyshenkilöistä varmistaaksemme viestinnän ja liikesuhteiden hoidon, kuten helpottaaksemme projektikohtaista viestintää tai projektitilauksia tai kirjanpidon ja laskuttamisen hoitamista varten.
• Lakisääteiset vaatimukset. Keräämme ja käsittelemme potentiaalisten ja nykyisten asiakkaiden, liikekumppanien ja toimittajien yhteyshenkilöiden henkilötietoja noudattaaksemme lakisääteisiä vaatimuksia ja sisäisiä toimintaperiaatteita sekä voidaksemme esittää tai toteuttaa oikeudellisia vaatimuksia ja puolustautua niitä vastaan sekä ratkaistaksemme riitoja.

Jos annat meille kolmansien osapuolien kuten assistenttisi tai hätätilanteiden kontaktisi henkilötietoja, sitoudut: (a) ilmoittamaan kullekin henkilölle etukäteen jakavasi heidän henkilötietojaan meille, (b) kertomaan, että heidän henkilötietojaan käsitellään tämän Tietosuojatiedotteen mukaisesti ja (c) hankkimaan tarvittaessa heidän suostumuksensa.

Miksi keräämme henkilötietojasi

Käytämme henkilötietojasi  lainsäädännön sallimissa puitteissa erilaisiin tarkoituksiin, kuten:

• toimittaaksemme pyytämiäsi tuotteita, palveluita ja tietoja;
• hoitaaksemme ja ylläpitääksemme suhdettamme sinuun, mukaan lukien vastaaminen tekemiisi tiedusteluihin, kysymyksiin ja kommentteihin ja muun asiakastuen antaminen;
• antaaksemme sinun osallistua tapahtumaan tai webinaariin, jonka me ja/tai liikekumppanimme ovat järjestäneet tai jota me ja/tai liikekumppanimme mainostavat;
• välittääksemme sinulle tärkeitä ilmoituksia, kuten tietoa tämän Tietosuojatiedotteen ja/tai Sivuston muutoksista ja/tai palvelun päivityksistä;
• suorittaaksemme analyyseja, jotta voimme suunnitella, kehittää ja parantaa Sivustoa, tuotteitamme, palveluitamme ja markkinointitoimintojamme;
• kertoaksemme sinulle uusista tuotteistamme, palveluistamme ja tapahtumistamme, joiden uskomme kiinnostavan sinua, lähettämällä mainosviestejä sähköpostitse, puhelimitse ja/tai muilla vastaavilla viestintävälineillä. (Jos et halua vastaanottaa näitä viestejä, noudata mainosviestien mukana saamiasi peruuttamisohjeita.); ja
• estääksemme ja havaitaksemme oikeudettoman toiminnan ja suojataksemme ja toteuttaaksemme laillisia oikeuksiamme, esimerkiksi puolustautua oikeudellisissa riidoissa.

Lainmukaiset perusteet henkilötietojesi käsittelylle

Käytämme henkilötietojasi siinä laajuudessa kuin sovellettava laki sallii niihin tarkoituksiin, jotka on todettu tässä Tietosuojatiedotteessa ja seuraavilla lainmukaisilla perusteilla:

• Voimme käsitellä henkilötietojasi, jos annat siihen suostumuksesi.
• Sopimusperusteinen tarve. Voimme käsitellä henkilötietojasi, jos on tarpeellista tehdä kanssasi sopimus tuotteidemme tai palvelujemme toimittamiseksi tai on tarpeellista täyttää kyseisen sopimuksen mukaiset velvollisuutemme. Jos et anna meille henkilötietojasi käsiteltäväksi alla kuvattuihin tarkoituksiin, emme ehkä pysty tarjoamaan pyydettyä palvelua, tuotetta tai tietoja.
• Oikeutetut etumme. Voimme käsitellä henkilötietojasi, kun se on tarpeellista toteuttaaksemme oikeutettuja etuja yrityksenä, mukaan lukien liiketoimintamme hoitaminen, edistäminen ja parantaminen sekä riskienhallinta.

Kenelle luovutamme henkilötietojasi

Saatamme joutua luovuttamaan henkilötietojasi kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

• Jaamme henkilötietosi yrityksille, jotka tarjoavat meille palveluja, kuten yrityksille, jotka auttavat meitä Sivuston ylläpidossa, suunnittelevat ja/tai auttavat meitä järjestämään meidän ja/tai liikekumppaniemme tapahtumia ja webinaareja ja toimittajille, jotka avustavat meitä markkinointikampanjoissamme. Palveluntarjoajien on pidettävä henkilötietosi luottamuksellisina, eivätkä he saa käyttää henkilötietojasi mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin niiden palvelujen tuottamiseen, joita he meille toimittavat.
• Kolmannet osapuolet lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi. Saatamme joutua kertomaan henkilötietosi kolmannelle osapuolelle, jos se on tarpeen täyttääksemme lakisääteisen velvollisuutemme tai oikeusistuimen tai viranomaisen päätös sitä edellyttää tai jos kertominen on tarpeellista kansallisen turvallisuuden, laillisuusvalvonnan tai muun yleisen edun vuoksi.
• Jaamme henkilötietosi liikekumppaneillemme, esimerkiksi siinä tapauksessa, että järjestämme tapahtuman tai webinaarin yhdessä liikekumppanimme kanssa.
• Kolmannet osapuolet yritysjärjestelyjen yhteydessä. Jos myymme tai siirrämme omaisuutta tai olemme muulla tavoin osallisia yritysjärjestelyssä, kuten sulautumisessa tai liiketoiminnan siirrossa, voimme siirtää henkilötietojasi yhdelle tai useammalle mukana olevalle kolmannelle osapuolelle.
• Muut kolmannet osapuolet suostumuksellasi. Voimme myös jakaa henkilötietojasi muille kolmansille osapuolille, kun annat siihen erikseen suostumuksen.

Henkilötietojesi kansainväliset siirrot

Henkilötietojasi voidaan jakaa, luovuttaa ja siirtää kolmansien osapuolten välillä (yllä olevassa osassa “Kenelle luovutamme henkilötietojasi” kuvatulla tavalla), kun perustellut liiketoiminnalliset syyt sitä edellyttävät.  Tällaiset yhteisöt voivat sijaita asuinmaasi ulkopuolella. Henkilötietojen suojan taso ei ole sama kaikissa maissa, mutta teemme tässä Tietosuojatiedotteessa kuvatut kohtuulliset toimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi.

Henkilötietojasi voidaan käsitellä Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella ja maissa, joihin ei sovelleta Euroopan komission riittävyyspäätöstä ja jotka eivät välttämättä tarjoa samaa tietosuojan tasoa kuin ETA. Tällöin varmistamme, että henkilötietojesi vastaanottaja tarjoaa riittävän suojan esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietojen siirtoa koskevia vakiosopimuslausekkeita. Vakiosopimuslausekkeet löydät täältä.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi

Henkilötietojasi säilytetään vain niin kauan kuin se on kohtuudella tarpeen Tietosuojatiedotteessa määriteltyihin lain sallimiin tarkoituksiin, mukaan lukien tarkoitukset, jotka johtuvat lakien, viranomaismääräysten, kirjanpidon tai raportoinnin vaatimuksista.

Käytämme henkilötietoja markkinointiviestinnän lähettämiseen, kunnes ilmoitat meille, ettet enää halua vastaanottaa tällaista viestintää meiltä. Voit lopettaa markkinointiviestien vastaanottamisen noudattamalla meiltä saamassasi markkinointiviestinnässä olevia peruutusohjeita.

Tiedot, jotka on kerätty nimenomaan järjestämämme tapahtuman tai webinaariin järjestämistä ja/tai sellaiseen osallistumista varten, poistetaan kyseisen tapahtuman tai webinaarin ja siihen liittyvien jatkotoimenpiteiden, kuten esitysten jakamisen tai palautekyselyjen loppuun saattamisen jälkeen.

Kuinka suojaamme henkilötietojasi

Samlink toteuttaa asianmukaiset turvallisuustoimenpiteet, jotka on suunniteltu estämään henkilötietojen laiton tai luvaton käsittely ja vahingossa tapahtuva henkilötietojen häviäminen tai tuhoutuminen.

Lasten yksityisyyden suoja

Sivustoa ei ole tarkoituksella kohdistettu tai tarkoitettu alle 13-vuotiaille lapsille. Emme tietoisesti kerää lapsia koskevia tietoja.

Oikeutesi

Sinulla on seuraavat lainmukaiset oikeudet käsittelemiimme henkilötietoihin:

• Oikeus saada pääsy tietoihin. Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö henkilötietojasi sekä pyytää kopio käsiteltävistä henkilötiedoista sekä tietoa niiden käsittelystä.
• Oikeus pyytää tietojen oikaisemista. Voit pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisemista.
• Oikeus tietojen poistamiseen ja käsittelyn rajoittamiseen. Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista tai henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.
• Oikeus vastustaa käsittelyä ja oikeus kieltäytyä markkinoinnista. Sinulla on oikeus vastustaa tietyntyyppistä henkilötietojen käsittely, mukaan lukien henkilötietojesi käsittely markkinointitarkoituksessa tai niissä tapauksissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella.

Voit kieltäytyä tulevasta markkinointiviestinnästä aina, kun lähetämme sinulle markkinointiviestintää. Voit myös kieltäytyä milloin tahansa ottamalla meihin yhteyttä.

Jos vastustat tai markkinointiviestintäämme tai kieltäydyt siitä, säilytämme tietyt rajoitetut henkilötiedot sinusta (esim. nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero) varmistaaksemme, että noudatamme pyyntöäsi.

• Oikeus peruuttaa suostumus. Jos henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumukseesi perustuvan aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen. Huomaathan, että suostumuksesi peruuttamisen jälkeenkin meillä voi olla oikeus jatkaa henkilötietojesi käsittelyä muulla lainmukaisella perusteella.

Voit peruuttaa markkinointiviestintäämme koskevan suostumuksesi käyttämällä meiltä saamassasi markkinointiviestissä olevia peruutusohjeita.

• Oikeus tietojen siirtämiseen. Tietyissä olosuhteissa sinulla on oikeus vaatia tietojen siirtämistä.
• Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle. Sinulla on halutessasi oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (Suomessa Tietosuojavaltuutettu, fi).

Jos haluat käyttää yllä kuvattuja oikeuksiasi, voit olla meihin yhteydessä. Suojataksemme sinua meidän on varmistettava henkilöllisyytesi ennen kuin voimme täyttää pyyntösi. Vastaamme niin pian kuin on käytännössä mahdollista ja siinä ajassa kuin sovellettava laki määrää. Meillä on myös oikeus olla suostumatta pyyntöösi laissa mainituissa tilanteissa. Ilmoitamme sinulle, jos emme voi suostua pyyntöösi.

Linkit ja kolmannet osapuolet

Sivusto sisältää linkkejä muille verkkosivuille, mukaan lukien sivustot, joita ylläpitävät meistä riippumattomat kolmannet osapuolet. Samlink ei ole vastuussa tällaisten verkkosivustojen tietosuojakäytännöistä tai sisällöstä. Kehotamme sinua lukemaan tällaisten verkkosivustojen tietosuojatiedotteet, ennen kuin annat niille mitään henkilötietojasi. Emme vastaa kolmansien osapuolten Sivustolla tai sen kautta esittämistä mielipiteistä.

Ota meihin yhteyttä

Kysymykset, huolenaiheet tai valitukset koskien käsittelytoimiamme ja sitoutumistamme tähän Tietosuojatiedotteeseen voit osoittaa tietosuojavastaavalle osoitteeseen dpo@samlink.fi.

Muutokset Tietosuojatiedotteeseen

Voimme muuttaa ja päivittää Tietosuojatiedotetta aika ajoin. Kaikki Tietosuojatiedotteen muutokset julkaistaan tällä sivulla.